Управление персоналом
Управление кадрами
Управление персоналом позволяет решать в области управления кадрами следующие блоки задач:
Учет кадровой информации;
Управление кадровым документооборотом по личному составу; Управление процессами поддержки квалификации персонала; Учет вакансий и управление подбором кадров;
Другие задачи в сфере управления кадрами.
Учет кадровой информации
Решение предоставляет возможность раздельного ввода и хранения информации. Информация делится на сведения, относящиеся к физическому лицу (информация о человеке), и сведения, относящиеся к сотруднику (информация, связанная с местом работы). Это, в частности, позволяет получить существенный выигрыш в достоверности информации по работникам, особенно в рамках распределенной территориальной структуры, частых переводов работников и работы по внутреннему и внешнему совместительству.
Физические лица
Карточка физического лица
Карточка физического лица предназначена для хранения и отображения информации, не касающейся трудовой деятельности человека на данном предприятии: дата и место рождения, ФИО, пол, состав семьи, адрес прописки/проживания, документы (паспорт, полис медицинского страхования, военный билет, документы по допуску и т.д.), образование/повышение квалификации и т.д. После ввода в карточку физического лица вся информация автоматически станет доступна в тех подразделениях предприятия, где работает или будет работать данный работник. Такой подход позволяет избежать повторного ввода в тех случаях, когда сотрудник работает в нескольких подразделениях предприятия (внутреннее совместительство) или на нескольких предприятиях холдинга.
Наличие объекта «физическое лицо» позволяет вводить данные не только по работникам предприятия, но и по кандидатам на вакансии и прочим контрагентам. При этом, «Система Alfa/Управление персоналом» позволяет производить поиск по данным карточек физического лица или их комбинациям, автоматизируя подбор наиболее подходящего кандидата.
Личная карточка сотрудника
При приеме кандидата на работу на основе данных карточки физического лица формируется карточка сотрудника, данные из которой могут быть напечатаны в унифицированной форме Т2. Становятся доступны также карточки для ввода кадровой информации по работнику (дата приема/увольнения, трудовой договор, переводы, отпуска и т.д.), а также отслеживается внутренне совместительство. Помимо основной информации, отслеживаемой через кадровый документооборот, в
Личная карточка
Подсистеме ведутся карточки для ввода и отслеживания другой информации о каждом работнике, необходимой предприятию: финансовые обязательства перед предприятием, результаты медицинских осмотров, результаты аттестации, санаторно-курортное лечение, награды, социальный статус и т.д. Подсистема автоматически сохраняет всю историю изменений всех данных, а возможность построения отчетов по любым данным помогает быстро найти информацию как по предприятию в целом, так и по выбранным подразделениям.
Управление кадровым документооборотом по личному составу
Структура приказов
Решение «Управление персоналом» позволяет автоматизировать формирование кадрового документооборота, организовать его ведению и визирование в электронном виде. В Подсистеме формируются приказы на такие действия как:
прием на работу; перевод; увольнение; отпуск/отзыв из отпуска, денежная компенсация; направление в командировку; кадровые взыскания/поощрения; изменение фамилии; изменение режима работы; отмена приказа; другие приказы, формируемые в отделе кадров.
Приказы могут быть как простыми (один приказ - один работник), так и составными (один приказ - сразу на несколько работников). Помимо использования унифицированных форм решение позволяет настраивать собственные, пользовательские формы печатных и электронных документов. Бумажная версия приказа или распоряжения необходима только для соблюдения требований законодательства и, фактически, в работе не используется. Электронный оригинал документа и все данные из него в удобном виде представлены непосредственно в Подсистеме управления персоналом. Возможность создания
Типы приказов дополнительных полей в документах для занесения информации в соответствии со стандартами, принятыми в компании, позволяет вести кадровый документооборот любой сложности, а использование электронного документооборота - избежать большого объема рутинной работы, связанной с бумажной документацией, неэффективного использования времени, необходимого для подписания, возможную порчу или даже утрату документов.
Визирование приказов
Для повышения оперативности принятия решений возможно использование электронного визирования документов. Настройки позволяют задать любое количество уровней визирования. При большом объеме приказов по персоналу (от нескольких тысяч в месяц) актуальным становится формирование списка визирующих лиц для бумажной формы документа. Функционал реализуется через настройку различных комбинаций списка подписывающих в зависимости от уровня приказа (например, ответственный сотрудник от юридической службы, отдела кадров, труда и занятости, непосредственный начальник, руководитель подразделения/филиала, генеральный директор), а также с учетом структурного подразделения. Так, если права подписи или визирования одного и того же типа приказа распределены между руководителями подразделений, то список подписывающих и визирующих лиц будет сформирован в зависимости от подразделения, к которому будет принадлежать выпускаемый документ. При необходимости производится также автоматическое заполнение фамилий визирующих с учетом замещений отсутствующих в данный период сотрудников.
Автоматическое заполнение личных карточек данными из приказов и распоряжений
Использование комплексного решения позволяет решить проблему недостоверности данных из-за ошибок, возникающих при ручном вводе сведений из подписанных бумажных приказов в информационную систему. Например, после исполнения (закрытия в Подсистеме) приказа о наказании работника, данные автоматически, без осуществления дополнительных операций по вводу информации, отразятся в карточке нарушений и поступят в соответствующий табель для учета при начислении заработной платы.
Управление процессами поддержки квалификации персонала
Решение «Управление персоналом» позволяет автоматизировать сбор и обработку информации об образовании сотрудника, пройденных курсах повышения квалификации, полученных вторых профессиях, результатах и времени действия аттестаций. Подсистема также позволяет автоматизировать процесс формирования списков сотрудников на плановое повышение квалификации, аттестацию и т.д. В рамках системы менеджмента качества решение является важным инструментом контроля соответствия квалификации сотрудников выполняемым задачам.
Учет вакансий и управление подбором кадров
Решение позволяет отслеживать и оперативно получать информацию о количестве вакантных позиций и кадровой расстановке сотрудников на любую выбранную дату. Доступны для просмотра данные о временно переведенных сотрудниках, временно освобожденных или занятых штатных единицах. Данные отображаются на любую заданную дату, в том числе и еще ненаступившую, что позволяет видеть прогноз состояния штатного расписания и штатной расстановки по нему и заранее спланировать необходимые кадровые мероприятия. Отражение в Подсистеме информации о вакансиях, данных из резюме кандидатов, результатов пройденного тестирования дает возможность автоматизировать поиск оптимального сотрудника на вакантную позицию.
Другие возможности в сфере управления кадрами
Регламентирующие документы
Все положения об отделах, правила техники безопасности, должностные инструкции, прочие документы предприятия, связанные с управлением персоналом, могут быть внесены в Подсистему в реестр документов предприятия с указанием всей необходимой информации о типе документа, периоде его действия, актуальности. Любой из документов может быть привязан к произвольному количеству позиций штатного расписания, а к каждому документу можно привязывать неограниченное количество изменений и дополнений. После привязки документов из реестра к подразделениям или штатным единицам сотрудники ответственных служб видят весь необходимый им для работы комплект действующих документов. Все изменения, вносимые в реестр документов, например об аннулировании документа, автоматически отражаются в рамках всего предприятия.
Автоматический учет стажа работника
Решение позволяет избежать целого ряда ошибок, связанных с неправильным формированием стажа работников при его ручном учете. Данный функционал особенно актуален для предприятий, имеющих большое количество профессий, связанных с особыми условиями труда (1-й и 2-й список, выслуга), а также использующих гибкую систему подсчета внутреннего стажа работы (в обособленном структурном подразделении, в районе/местности и т.д.).
При необходимости автоматически созданные записи о стаже могут быть скорректированы либо дополнены сотрудником, ответственным за персонифицированный учет.
Управление кадрами
Управление персоналом позволяет решать в области управления кадрами следующие блоки задач:
Учет кадровой информации;
Управление кадровым документооборотом по личному составу; Управление процессами поддержки квалификации персонала; Учет вакансий и управление подбором кадров;
Другие задачи в сфере управления кадрами.
Учет кадровой информации
Решение предоставляет возможность раздельного ввода и хранения информации. Информация делится на сведения, относящиеся к физическому лицу (информация о человеке), и сведения, относящиеся к сотруднику (информация, связанная с местом работы). Это, в частности, позволяет получить существенный выигрыш в достоверности информации по работникам, особенно в рамках распределенной территориальной структуры, частых переводов работников и работы по внутреннему и внешнему совместительству.
Физические лица
Карточка физического лица
Карточка физического лица предназначена для хранения и отображения информации, не касающейся трудовой деятельности человека на данном предприятии: дата и место рождения, ФИО, пол, состав семьи, адрес прописки/проживания, документы (паспорт, полис медицинского страхования, военный билет, документы по допуску и т.д.), образование/повышение квалификации и т.д. После ввода в карточку физического лица вся информация автоматически станет доступна в тех подразделениях предприятия, где работает или будет работать данный работник. Такой подход позволяет избежать повторного ввода в тех случаях, когда сотрудник работает в нескольких подразделениях предприятия (внутреннее совместительство) или на нескольких предприятиях холдинга.
Наличие объекта «физическое лицо» позволяет вводить данные не только по работникам предприятия, но и по кандидатам на вакансии и прочим контрагентам. При этом, «Система Alfa/Управление персоналом» позволяет производить поиск по данным карточек физического лица или их комбинациям, автоматизируя подбор наиболее подходящего кандидата.
Личная карточка сотрудника
При приеме кандидата на работу на основе данных карточки физического лица формируется карточка сотрудника, данные из которой могут быть напечатаны в унифицированной форме Т2. Становятся доступны также карточки для ввода кадровой информации по работнику (дата приема/увольнения, трудовой договор, переводы, отпуска и т.д.), а также отслеживается внутренне совместительство. Помимо основной информации, отслеживаемой через кадровый документооборот, в
Личная карточка
Подсистеме ведутся карточки для ввода и отслеживания другой информации о каждом работнике, необходимой предприятию: финансовые обязательства перед предприятием, результаты медицинских осмотров, результаты аттестации, санаторно-курортное лечение, награды, социальный статус и т.д. Подсистема автоматически сохраняет всю историю изменений всех данных, а возможность построения отчетов по любым данным помогает быстро найти информацию как по предприятию в целом, так и по выбранным подразделениям.
Управление кадровым документооборотом по личному составу
Структура приказов
Решение «Управление персоналом» позволяет автоматизировать формирование кадрового документооборота, организовать его ведению и визирование в электронном виде. В Подсистеме формируются приказы на такие действия как:
прием на работу; перевод; увольнение; отпуск/отзыв из отпуска, денежная компенсация; направление в командировку; кадровые взыскания/поощрения; изменение фамилии; изменение режима работы; отмена приказа; другие приказы, формируемые в отделе кадров.
Приказы могут быть как простыми (один приказ - один работник), так и составными (один приказ - сразу на несколько работников). Помимо использования унифицированных форм решение позволяет настраивать собственные, пользовательские формы печатных и электронных документов. Бумажная версия приказа или распоряжения необходима только для соблюдения требований законодательства и, фактически, в работе не используется. Электронный оригинал документа и все данные из него в удобном виде представлены непосредственно в Подсистеме управления персоналом. Возможность создания
Типы приказов дополнительных полей в документах для занесения информации в соответствии со стандартами, принятыми в компании, позволяет вести кадровый документооборот любой сложности, а использование электронного документооборота - избежать большого объема рутинной работы, связанной с бумажной документацией, неэффективного использования времени, необходимого для подписания, возможную порчу или даже утрату документов.
Визирование приказов
Для повышения оперативности принятия решений возможно использование электронного визирования документов. Настройки позволяют задать любое количество уровней визирования. При большом объеме приказов по персоналу (от нескольких тысяч в месяц) актуальным становится формирование списка визирующих лиц для бумажной формы документа. Функционал реализуется через настройку различных комбинаций списка подписывающих в зависимости от уровня приказа (например, ответственный сотрудник от юридической службы, отдела кадров, труда и занятости, непосредственный начальник, руководитель подразделения/филиала, генеральный директор), а также с учетом структурного подразделения. Так, если права подписи или визирования одного и того же типа приказа распределены между руководителями подразделений, то список подписывающих и визирующих лиц будет сформирован в зависимости от подразделения, к которому будет принадлежать выпускаемый документ. При необходимости производится также автоматическое заполнение фамилий визирующих с учетом замещений отсутствующих в данный период сотрудников.
Автоматическое заполнение личных карточек данными из приказов и распоряжений
Использование комплексного решения позволяет решить проблему недостоверности данных из-за ошибок, возникающих при ручном вводе сведений из подписанных бумажных приказов в информационную систему. Например, после исполнения (закрытия в Подсистеме) приказа о наказании работника, данные автоматически, без осуществления дополнительных операций по вводу информации, отразятся в карточке нарушений и поступят в соответствующий табель для учета при начислении заработной платы.
Управление процессами поддержки квалификации персонала
Решение «Управление персоналом» позволяет автоматизировать сбор и обработку информации об образовании сотрудника, пройденных курсах повышения квалификации, полученных вторых профессиях, результатах и времени действия аттестаций. Подсистема также позволяет автоматизировать процесс формирования списков сотрудников на плановое повышение квалификации, аттестацию и т.д. В рамках системы менеджмента качества решение является важным инструментом контроля соответствия квалификации сотрудников выполняемым задачам.
Учет вакансий и управление подбором кадров
Решение позволяет отслеживать и оперативно получать информацию о количестве вакантных позиций и кадровой расстановке сотрудников на любую выбранную дату. Доступны для просмотра данные о временно переведенных сотрудниках, временно освобожденных или занятых штатных единицах. Данные отображаются на любую заданную дату, в том числе и еще ненаступившую, что позволяет видеть прогноз состояния штатного расписания и штатной расстановки по нему и заранее спланировать необходимые кадровые мероприятия. Отражение в Подсистеме информации о вакансиях, данных из резюме кандидатов, результатов пройденного тестирования дает возможность автоматизировать поиск оптимального сотрудника на вакантную позицию.
Другие возможности в сфере управления кадрами
Регламентирующие документы
Все положения об отделах, правила техники безопасности, должностные инструкции, прочие документы предприятия, связанные с управлением персоналом, могут быть внесены в Подсистему в реестр документов предприятия с указанием всей необходимой информации о типе документа, периоде его действия, актуальности. Любой из документов может быть привязан к произвольному количеству позиций штатного расписания, а к каждому документу можно привязывать неограниченное количество изменений и дополнений. После привязки документов из реестра к подразделениям или штатным единицам сотрудники ответственных служб видят весь необходимый им для работы комплект действующих документов. Все изменения, вносимые в реестр документов, например об аннулировании документа, автоматически отражаются в рамках всего предприятия.
Автоматический учет стажа работника
Решение позволяет избежать целого ряда ошибок, связанных с неправильным формированием стажа работников при его ручном учете. Данный функционал особенно актуален для предприятий, имеющих большое количество профессий, связанных с особыми условиями труда (1-й и 2-й список, выслуга), а также использующих гибкую систему подсчета внутреннего стажа работы (в обособленном структурном подразделении, в районе/местности и т.д.).
При необходимости автоматически созданные записи о стаже могут быть скорректированы либо дополнены сотрудником, ответственным за персонифицированный учет.
